貸し会議室は、時間借りが可能なスペースのことで、会社の会議などのほか、セミナーやレッスンといった目的で使用ができます。その他にも、グループのイベントやパーティー会場として使うことが可能なスペースもあります。貸し会議室は、一種のレンタルスペースですが、基本的にはビジネス向けの設備が整ったスペースと言えるでしょう。
 

貸し会議室が増えている理由

貸し会議室は、少人数で使うことはあまり想定されていないスペースです。なぜかというと、コーヒーショップなどの少人数で使えるスペースは、大都市中心部には多く存在するからです。

大都市中心部に大人数が入れる場所を常にキープすることは、特に中小の企業にとっては不可能に近いことです。そのため、ある程度の規模で人が集まれるスペースに多くのニーズがあるのです。貸し会議室を借りる側にとって、会議や研修会用のスペースを、都合の良い日時に、その時だけ確保可能な貸し会議室は、予算面で大きなアドバンテージがあるのです。


 

貸し会議室を利用するメリット

貸し会議室は部屋の大きさやレイアウト、収容人数にも違いがありますので、会社の施設では参加者を収容しきれないイベントなどの開催に便利です。


 

部屋を選べるメリット

貸し会議室には、さまざまな部屋が用意されているため、目的に合った部屋を選ぶことができます。50人規模、100人規模といったセミナーや会議、その他会社のイベントなど、大人数の参加者がいる場合でも、貸し会議室なら対応可能です。


 

場所をフレキシブルに選べる

 
貸し会議室は、大都市圏を中心に増加が続いています。オフィスとは違うエリアでの会議やセミナーなどを企画する際も、フレキシブルに対応可能です。JRの駅から徒歩でアクセス可能など、大都市中心部には必ずと言って良いほど貸し会議室があります。取引先の近くで会議やミーティングをする場合にも便利に使えるでしょう。また、大規模展示会等の会場近くの貸し会議室なら、重要な商談もすぐに行えるなど、ビジネスシーンでの素早い対応を可能にします。


たとえば東京や神奈川、千葉など首都圏の大都市には、多くの貸し会議室があります。地方の会社などで、新製品発表イベントを開催する場合など、首都圏の貸し会議室を選べば、集客力アップに貢献するでしょう。


 

会議以外でも利用可

貸し会議室は、既に触れた通り、その利用は会議だけに限定されません。ヨガレッスンやセミナー、研修会場、懇親会など、大人数が集まるレッスンやイベントにも使用可能です。懇親会で使用したい場合は、飲食のケータリングサービスを利用できる貸し会議室もあります。


 

設備充実

貸し会議室には、用途に合わせた機材・設備が用意されています。たとえば、商談や会議などビジネス向けの利用であれば、プロジェクターやホワイトボード、オーディオ、什器などの設備は必須となるでしょう。貸し会議室では、必要に応じて設備を無料、もしくは有料で借りることができます。


 

リフレッシュ効果

貸し会議室は、普段のオフィスとは違った環境になりますので、気分転換・リフレッシュ効果があります。これはクリエイティブな考え方が重視される現代のビジネスにとって、ひじょうに大切なこと。IT関連企業などでは、コワーキングスペースの活用を推奨している企業もあるほどです。いつもの仕事場とは違う場所で働くことで、やる気アップや新しい発想を呼び起こすことができるのです。


 

貸し会議室の具体的な活用事例

貸し会議室の王道的な使い方になります。会議、商談、会社説明会、大規模な採用面接、内定式、入社式など、数々の使い方があります。貸し会議室には、さまざまな部屋が用意されているので、目的に応じて部屋のレイアウトをセレクトすることが可能になっています。
入社式などの大規模な式典の場合、ホテルの宴会場などを借りるという手もありますが、やはりホテルの会場は高額です。多くの人を収容可能な貸し会議室なら、ホテルよりも安価にイベントを行うことができます。また、自社で会議や式典を行う場合は、会場の設営から撤収まで、何から何まで自社でやらなければならないのですが、貸し会議室なら、そのあたりの作業をやる必要はありません。
貸し会議室には、貸し会議室のスタッフが常駐しているため、機材の使い方等で困った場合でも心配いりません。
貸し会議室の利用を積極的に考えるようになれば、おのずとコスト削減につながります。会社の会議室は、常に稼働しているわけではありません。つまり、無駄につながっているのです。
 
忘年会や新年会、同窓会といったイベントの開催に貸し会議室はぴったりです。このようなイベントの場合、イベントのサイズ自体、幅があります。忘年会や新年会は、懇親会的要素が強いイベントなので、会場のレイアウトに自由がある貸し会議室は使いやすいでしょう。音響設備、スクリーンなどが使用できるほか、宴会向けのプランを用意している貸し会議室もあるので、準備に費やす時間を大幅に削減することが可能です。
 
資格試験やビジネス、財テク等の講義は、広範囲から多数の人が参加します。そのため、受験者や受講者の利便性を考えると、会場の立地はJRや私鉄の駅から徒歩圏内であることが理想です。

貸し会議室の場合、そのほとんどは主要駅の徒歩圏内にあります。時間厳守の試験では、素の重要性はなおさらです。貸し会議室であれば、試験の実施に必要な机や椅子などの備品もそろっているので主催者側にも大きなメリットがあります。試験や講義には静かな環境が求められます。貸し会議室の場合、スタッフが常駐しているので、空調管理など、室内の環境を静かに、そして快適に保つため、さまざまな努力をしてくれます。

ビジネス関連の講義等では、朝から夕方まで貸し会議室を使用することも考えられます。ケータリングサービスと提携している貸し会議室なら、昼食や講義の合間の軽食などを事前に依頼することが可能です。
 
貸し会議室にはプロジェクターなどの映写装置や音響設備が整っています。そのため、写真や動画を使ったプレゼンテーションに適した環境となっています。

ビジネスでの利用だけではなく、プライベートでの使用ができるのも貸し会議室の良いところです。自治会や組合関係の旅行で撮ったビデオを上映したり、自主製作のムービーを映写したりすることができます。
もちろんDVD映画を鑑賞することも可能です。自宅には大人数のゲストを収容できませんし、ボリュームも抑える必要があるでしょう。貸し会議室で上映すれば、大画面スクリーンに、迫力満点の大音量で映画を鑑賞することが可能です。ただし、著作権の存在する映画に関しては、許可を得る必要があります。仲間内の上映会であっても「参加費は徴収しない」など、気をつけるようにしましょう。


 

便利に使える貸し会議室

貸し会議室は、目的に合わせて場所やタイプを選べるため、経費削減が叫ばれる新時代のビジネスには欠かせない存在となりつつあります。多くの会社が、常時使われるわけではない会議室などのスペースを削減しています。貸し会議室は駅近で収容人数にもバリエーションがあることから、会議だけではなく、展示会等の際のサテライトオフィスやセミナー、研修会場、宴会場などさまざまな用途で利用することが可能です。

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